Zakonom o socijalnoj i dječjoj zaštiti i Pravilnikom o sadržaju baze podataka i sadržaju i načinu vođenja evidencija u socijalnoj i dječjoj zaštiti propisane su evidencije i registri koje vodi Zavod za socijalnu i dječju zaštitu, kao i način vođenja i sadržaj evidencija.
Član 153 Zakona o socijalnoj i dječjoj zaštiti („Službeni list CG“ br. 27/13, 1/15, 42/15, 47/15, 56/16, 66/16, 1/17,31/17,42/17 i 50/17) i član 8 Pravilnika o sadržaju baze podataka i sadržaju i načinu vođenja evidencija u socijalnoj i dječjoj zaštiti („Službeni list CG“broj 27/13 ) propisuje da Zavod vodi sledeće evidencije programa obuke: Evidencije prijava za akreditaciju, akreditovanih programa obuke i realizovanih programa obuke, dok član 11 Pravilnika precizira podatke koje evidencije treba da sadrže.
Navedenim članom Pravilnika propisano da evidencija o realizovanim programima obuke sadrži:
- ime i prezime, jedinstveni matični broj učesnika programa obuke;
- mjesto i datum rodjenja učesnika programa obuke;
- naziv i adresa poslodavca;
- kontaktne podatke (broj telefona, elekronska adresa) učesnika programa obuke;
- naziv programa obuke koji je učesnik pohađao;
- nivo i vrsta obrazovanja.
Osim liste učesnika koju je potrebno dostaviti u formi koju smo naveli neophodno je u roku od 15 dana dostaviti i izvještaj o realizaciji obuke. Svu dokumentaciju potrebno je dostaviti u koverti na adresu Zavoda za socijalnu i dječju zaštitu.
Na osnovu ove Evidencije Zavod učesnicima obuke izdaje sertifikate o uspješno završenom programu obuke, u skladu sa članom 147 Zakona o socijalnoj i dječjoj zaštiti, pa je neophodno da liste učesnika, koje autori i realizatori programa obuke dostavljaju Zavodu sadrže sve gore navedene podatke.